Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

CARMONA Y RINCÓN ABOGADOS es un establecimiento de comercio abierto al público, destinado al ejercicio de la abogacía, que en Colombia constituye una profesión liberal. Su titular y responsable del tratamiento de los datos personales es una persona natural, identificada así:

Nombre comercial	CARMONA Y RINCÓN ABOGADOS
Naturaleza	Establecimiento de comercio abierto al público. Ejercicio profesional independiente de la abogacía.
Responsable del tratamiento	MIGUEL ÁNGEL CARMONA FRANCO, persona natural
Identificación	Cédula de ciudadanía N.° 1.553.859.274 de Manizales
Tarjeta profesional	N.° 555.222 del Consejo Superior de la Judicatura
Domicilio y sede	Carrera 24 N.° 21 - 52, Edificio Andino, Piso 2, Oficina 2B, Manizales, Caldas, Colombia
Correo para el ejercicio de derechos	carmonayrinconabogadoss@gmail.com
Teléfono	313 506 7168
Sitio web	carmonayrinconabogados.com
Horario de atención	Lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. Sábados de 9:00 a. m. a 1:00 p. m.

Los demás abogados y colaboradores vinculados a la firma actúan bajo la dirección del responsable y están sujetos a los deberes de confidencialidad y de protección de datos previstos en esta Política.

2. Objeto y ámbito de aplicación

La presente Política establece los criterios, derechos, garantías y procedimientos que CARMONA Y RINCÓN ABOGADOS aplica a la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y la supresión de los datos personales que trata en desarrollo de su actividad profesional.

Se aplica a la totalidad de los datos personales registrados en las bases de datos de la firma, cualquiera que sea su soporte físico, electrónico o mixto, y obliga a todos sus abogados, empleados, practicantes, contratistas y proveedores que accedan a dicha información.

3. Marco legal

• Artículo 15 de la Constitución Política: derecho a la intimidad y a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre la persona.
• Artículo 74 de la Constitución Política: inviolabilidad del secreto profesional.
• Ley 1581 de 2012: régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, Título 2, Capítulo 25, que compiló el Decreto 1377 de 2013: reglamentación de la Ley 1581 de 2012.
• Ley 1266 de 2008: habeas data financiero, crediticio y comercial.
• Ley 2157 de 2021: modifica y adiciona la Ley 1266 de 2008.
• Ley 1123 de 2007: Código Disciplinario del Abogado, en cuanto al deber de guardar el secreto profesional.
• Decreto 090 de 2018: sujetos obligados a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.

4. Definiciones

Titular	Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Dato personal	Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público	El que no es semiprivado, privado ni sensible; por ejemplo, el estado civil, la profesión u oficio y su calidad de comerciante o de servidor público.
Dato sensible	El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Responsable del tratamiento	Quien decide sobre la base de datos y sobre el tratamiento. En este caso, CARMONA Y RINCÓN ABOGADOS, a través de su titular.
Encargado del tratamiento	Quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
Tratamiento	Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización	Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
Aviso de privacidad	Comunicación puesta en conocimiento del titular sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
Transferencia	Envío de datos a un receptor que se encuentra dentro o fuera del país y que es responsable del tratamiento.
Transmisión	Comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera del país, para que los trate por cuenta del responsable.

5. Principios

El tratamiento de datos personales por parte de la firma se rige por los principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la ley.
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo pueden ser tratados por quienes estén autorizados.
• Seguridad: se adoptan las medidas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
• Confidencialidad: todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

6. Datos que se recolectan

6.1 Datos de identificación y contacto

Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, dirección de residencia o de notificación, teléfono fijo y celular, correo electrónico, ciudad, firma y, cuando corresponda, datos de facturación.

6.2 Datos del asunto encomendado

Información relativa al proceso, actuación o consulta: hechos, pretensiones, documentos aportados, números de radicado, despachos judiciales, contrapartes, terceros intervinientes y estado del trámite.

6.3 Datos patrimoniales, financieros y crediticios

Información sobre bienes, ingresos, obligaciones, cuentas por cobrar o por pagar, historia crediticia y comportamiento de pago, cuando el asunto encomendado lo requiera. Su tratamiento se rige, además, por la Ley 1266 de 2008 y por la Ley 2157 de 2021.

6.4 Datos sensibles

En razón de la naturaleza del servicio jurídico, la firma puede llegar a tratar datos sensibles, en particular datos relativos a la salud, a la vida sexual, al origen étnico, a la orientación política o a las convicciones religiosas, cuando ello resulte indispensable para el reconocimiento, el ejercicio o la defensa de un derecho en un proceso judicial o administrativo.

7. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados por CARMONA Y RINCÓN ABOGADOS se tratan con las siguientes finalidades:

• Atender consultas, solicitudes de asesoría y peticiones formuladas a través del sitio web, del formulario de contacto, de WhatsApp, del correo electrónico, del teléfono o de manera presencial.
• Verificar la identidad del consultante y evaluar la viabilidad jurídica del asunto planteado.
• Elaborar y presentar la propuesta de servicios profesionales y la cotización de honorarios.
• Celebrar, ejecutar, modificar y liquidar el contrato de prestación de servicios jurídicos y el poder correspondiente.
• Ejercer la representación judicial y extrajudicial, adelantar las actuaciones procesales y comparecer ante autoridades administrativas, judiciales y de control.
• Elaborar, radicar y hacer seguimiento a demandas, contestaciones, memoriales, recursos, derechos de petición y demás actuaciones.
• Gestionar el cobro de honorarios y de gastos del proceso, facturar y cumplir las obligaciones tributarias y contables.
• Remitir comunicaciones relacionadas con el estado del asunto, citaciones, recordatorios de audiencias y confirmaciones de citas.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas, disciplinarias y de control.
• Conservar el archivo profesional de la firma y su memoria institucional, en los términos legales.
• Elaborar estadísticas internas y disociadas sobre tipos de asuntos y resultados, sin identificar a los titulares.
• Remitir información sobre servicios, novedades jurídicas y publicaciones de la firma, únicamente cuando el titular lo haya autorizado de manera separada y expresa.

Los datos no serán utilizados para finalidades distintas de las aquí señaladas. La firma no comercializa, cede ni entrega datos personales a terceros con fines publicitarios.

8. Tratamiento de datos sensibles: régimen especial

Conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo en los casos que la misma norma exceptúa. CARMONA Y RINCÓN ABOGADOS se ampara en dos de esos casos:

• Autorización explícita del titular. Otorgada de manera separada del consentimiento general, previa información sobre el carácter facultativo de la respuesta, sobre cuáles de los datos solicitados son sensibles y sobre la finalidad de su tratamiento.
• Necesidad del dato para la defensa de un derecho en un proceso judicial. Hipótesis prevista en el literal d) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, que constituye el fundamento ordinario del tratamiento de datos sensibles en el ejercicio de la abogacía. En este supuesto el tratamiento se limita estrictamente a los datos indispensables para el reconocimiento, el ejercicio o la defensa del derecho.

En ambos casos, el acceso a los datos sensibles queda restringido a los abogados y colaboradores que intervienen directamente en el asunto, y su circulación se limita a lo estrictamente necesario para la defensa encomendada, a las autoridades competentes y a las contrapartes cuando el trámite procesal así lo imponga.

9. Datos de niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de datos de menores de edad es excepcional y se realiza únicamente cuando resulta necesario para la defensa de sus derechos o de los del titular, atendiendo al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y a las disposiciones concordantes del Decreto 1074 de 2015.

La autorización es otorgada por el representante legal del menor, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, valorando su opinión según su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

El sitio web de la firma no está dirigido a menores de edad ni recolecta deliberadamente sus datos personales.

10. Autorización del titular

La autorización se obtiene de manera previa, expresa e informada, por cualquiera de los siguientes medios:

• Marcación de la casilla de aceptación dispuesta en el formulario de contacto del sitio web.
• Suscripción del contrato de prestación de servicios jurídicos y del poder, que incorporan la cláusula de autorización.
• Manifestación escrita, física o electrónica, remitida por el titular.
• Conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

La firma conserva prueba de la autorización otorgada, con indicación de la fecha, el medio y el texto aceptado, y la pone a disposición del titular cuando este la solicite.

10.1 Casos en que no se requiere autorización

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización del titular cuando se trate de: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

11. Derechos del titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la firma.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no exija dicha autorización.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante la firma.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que imponga conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

La revocatoria de la autorización o la supresión del dato no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, ni cuando la conservación sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones profesionales, procesales, contables, tributarias o de archivo a cargo de la firma.

Los derechos podrán ser ejercidos por el titular, por sus causahabientes, por su representante o apoderado, y por quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando tal condición.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

12.1 Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

12.2 Reclamos

El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que lo motivan, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos cinco (5) días sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo no es de competencia de la firma, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles y se informará de ello al interesado.

12.3 Requisito de procedibilidad

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la firma.

13. Área responsable de la atención

La atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales está a cargo del responsable del tratamiento, el abogado MIGUEL ÁNGEL CARMONA FRANCO, quien podrá delegarla en un abogado de la firma sin que ello altere los términos ni las garantías previstas en esta Política. Los datos de contacto son los señalados en el numeral 1.

14. Transferencia y transmisión de datos

CARMONA Y RINCÓN ABOGADOS puede entregar datos personales a terceros en los siguientes eventos:

• A autoridades judiciales, administrativas, disciplinarias y de control, cuando lo exija la ley, una orden judicial o la actuación encomendada.
• A las contrapartes procesales y a sus apoderados, en lo estrictamente necesario para el trámite del asunto.
• A peritos, auxiliares de la justicia, notarías, centros de conciliación y demás profesionales de apoyo vinculados al caso.
• A los proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento y que prestan servicios de alojamiento del sitio web, correo electrónico, almacenamiento en la nube, agenda en línea y mensajería instantánea.

Algunos de esos proveedores se encuentran ubicados fuera de Colombia. Cuando ello implique una transferencia o transmisión internacional de datos, esta se realiza con la autorización expresa e inequívoca del titular, en los términos del literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, y bajo compromisos contractuales de confidencialidad y seguridad exigibles al encargado.

15. Medidas de seguridad

La firma adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas:

• Control de acceso físico a los archivos y a la sede de la firma.
• Credenciales individuales e intransferibles para el acceso a los sistemas de información.
• Copias de respaldo periódicas de la información digital.
• Cifrado del canal de comunicación del sitio web.
• Cláusulas de confidencialidad en los contratos con abogados, empleados, practicantes y proveedores.
• Restricción del acceso a la información de cada asunto a quienes intervienen en él.

16. Secreto profesional

La información que el titular entrega a la firma en su condición de cliente o de consultante está amparada, además del régimen de protección de datos personales, por el secreto profesional consagrado en el artículo 74 de la Constitución Política y desarrollado por la Ley 1123 de 2007.

El secreto profesional es inviolable, no se extingue con la terminación del encargo ni con el paso del tiempo, y obliga a todos los abogados y colaboradores de la firma. Esta garantía opera con independencia de que el consultante llegue o no a contratar los servicios.

17. Conservación y vigencia de las bases de datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección, y en todo caso durante los términos de conservación documental, de prescripción y de caducidad aplicables a la responsabilidad profesional del abogado, así como durante los términos de las obligaciones tributarias y contables de la firma.

Vencidos esos términos, los datos serán suprimidos de manera segura o anonimizados, de modo que no puedan asociarse a persona determinada o determinable.

Las bases de datos administradas bajo esta Política tendrán una vigencia igual a la señalada en este numeral.

18. Uso de cookies en el sitio web

El sitio web puede utilizar cookies propias y de terceros con fines técnicos, de medición de audiencia y de funcionamiento de componentes embebidos, tales como mapas y agenda en línea. El usuario puede configurar su navegador para rechazarlas o eliminarlas, sin que ello impida la navegación por el sitio.

19. Registro Nacional de Bases de Datos

Conforme al Decreto 090 de 2018, la obligación de inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos recae sobre las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a cien mil (100.000) unidades de valor tributario, y sobre las personas jurídicas de naturaleza pública.

El responsable del tratamiento es una persona natural que ejerce una profesión liberal, por lo que no se encuentra dentro de los sujetos obligados a dicho registro. La firma verificará anualmente si esa condición se modifica y, en caso afirmativo, procederá a la inscripción dentro de los plazos legales.

20. Modificaciones y vigencia

La firma podrá modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán comunicados a los titulares a través del sitio web o del correo electrónico registrado, antes de su entrada en vigencia.

La presente Política fue adoptada el 1.º de septiembre de 2026 y rige a partir de la fecha de su publicación en carmonayrinconabogados.com.

Política adoptada el 1.º de septiembre de 2026 · Carmona y Rincón Abogados · Manizales, Caldas.